fbpx

Przegląd i aktualizacja wybranych wewnętrznych dokumentów


Klient branży paliwowej

Business Cases / Case

Spółka zajmuje się profesjonalną działalnością związaną z magazynowaniem i dystrybucją paliw na terenie całego kraju. Tradycje Spółki sięgają 1896 r., kiedy to powstała rafineria. Od 2013 roku na bazie spółki uruchomiono ośrodek biznesowy (spółka logistyczna), który docelowo przejął aktywa związane z magazynowaniem i dystrybucją produktów naftowych.

Klient

  • Kontrola wewnętrzna i zarządzanie ryzykiem
  • Audyt wewnętrzny
  • Ustalenie procesu akceptacji faktur, delegacji, urlopów

Potrzeby

Ze względu na dużą ilość wewnętrznych dokumentów funkcjonujących w Spółce – pojawiła się potrzeba przeglądu i aktualizacji instrukcji / zasad / zarządzeń oraz weryfikacja systemu elektronicznego obiegu dokumentów.

Nasze rozwiązanie

Potrzebą biznesową, z którą zwróciła się do nas Firma, było przeglądnięcie oraz zaktualizowanie wybranych wewnętrznych dokumentów funkcjonujących w Spółce oraz weryfikacja systemu elektronicznego obiegu dokumentów. Zebraliśmy i przeanalizowaliśmy wybrane elementy dokumentacji systemu rachunkowości i obiegu dokumentów, tj. Instrukcja obiegu dokumentów w Spółce wraz z uwzględnieniem funkcjonowania systemu elektronicznego obiegu dokumentów i systemu faktur elektronicznych, Zakładowy plan kont i Zasady (polityka) Rachunkowości w Spółce, Instrukcja gospodarki pieniężnej, Zakładowa Instrukcja Inwentaryzacyjna, Zasady Inwentaryzacji w drodze spisu z natury i bilansowania wyrobów gotowych, półproduktów, surowców i chemikaliów oraz towarów własnych i obcych, Zasady ponoszenia wydatków na cele reprezentacji w Spółce, Instrukcja gospodarowania aktywami trwałymi w Spółce, Zarządzenie w sprawie trybu wystawiania faktur VAT na sprzedaż towarów, usług i składników majątkowych, Zarządzenie w sprawie terminów realizacji istotnych zadań, związanych z zamknięciem okresów sprawozdawczych, Zarządzenie w sprawie obowiązku ewidencji przebiegu pojazdów prywatnych, użytkowanych na potrzeby służbowe, Procedura – Procesy planowania krótkoterminowego – budżetu rocznego. Zweryfikowaliśmy także działanie systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów (EOD) oraz systemu faktur elektronicznych (e-faktury). Oprócz analizy poszczególnych dokumentacji, w trakcie naszych działań przeprowadziliśmy wywiady z kluczowym personelem w celu zapoznania się z rzeczywistym funkcjonowaniem wyżej wymienionych procedur.


Efekty

Powstanie ujednoliconych elementów dokumentacji systemu rachunkowości i obiegu dokumentów