fbpx

Trzymamy rękę na pulsie


Jak dobrze prowadzić dokumentację pracowniczą?

Dokumentacja pracownicza to ważny element związany
z zatrudnianiem pracowników. Jej odpowiednie prowadzenie
i przechowywanie jest gwarancją uniknięcia wysokich kar.
Sprawdź co składa się na dokumentację pracowniczą
i jakie obowiązki ciążą na pracodawcy.

Prowadzisz działalność i zatrudniasz pracowników? A może chcesz rozwinąć swoją firmę
i niedługo będziesz zawierał pierwsze umowy o pracę? Dowiedz się czym jest dokumentacja pracownicza
i jakie ciążą na Tobie obowiązki związane z jej tworzeniem, prowadzeniem i przechowywaniem.

Dokumentacja pracownicza to:

  • akta osobowe prowadzone odrębnie dla każdego pracownika oraz
  • dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.

Poniżej przedstawiamy szczegółowe informacje na temat tego, co powinny zawierać akta osobowe pracownika,
jak powinny być uporządkowane oraz czym jest dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.
Dodatkowo określamy sposób jej prowadzenia, okres przechowywania, jak również omawiamy największe zagrożenia związane z nieprawidłowym prowadzeniem dokumentacji pracowniczej.

Akta osobowe

Od 1 stycznia 2019 roku akta osobowe składają się z 4 części: A, B, C oraz D.

W części A powinny się znajdować dokumenty i oświadczenia zgromadzone w związku z ubieganiem się
o zatrudnienie w danej firmie, w tym:

  • kwestionariusz osobowy wypełniony przez pracownika,
  • świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okres zatrudnienia,
  • wszelkie certyfikaty, dyplomy i dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe,
  • świadectwa potwierdzające ukończenie szkoły,
  • orzeczenie lekarskie potwierdzające brak przeciwwskazań do wykonywania pracy (art. 229 § 1
    pkt 1, § 11 i 12 KP),
  • inne dokumenty, które mogą być wymagalne (np. w przypadku osób ubiegających się
    o zatrudnienie w służbie cywilnej – oświadczenie o niekaralności, w przypadku zatrudnienia cudzoziemca – wydane przez właściwego wojewodę przyrzeczenie zezwolenia i zezwolenie na pracę).

Dokumenty te należy przechowywać w odpisach lub kopiach poświadczonych przez pracodawcę za zgodność
z przedłożonym dokumentem. Wyjątkiem jest orzeczenie lekarskie otrzymane od lekarza medycy pracy, które powinno być sporządzonego w dwóch egzemplarzach w oryginale.

W części B powinny znajdować się dokumenty i oświadczenia dotyczące nawiązania stosunku pracy
i przebiegu zatrudnienia pracownika, w szczególności:

  • umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej – potwierdzenie ustaleń
    co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków,
  • oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku
    z nawiązaniem stosunku pracy,
  • zakres czynności (zakres obowiązków),
  • potwierdzenia zapoznania się m.in. z warunkami zatrudnienia oraz o zmianie warunków zatrudnienia; celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu; ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą
    oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami,
  • dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się,
  • dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych,
  • potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z treścią regulaminu pracy, z przepisami BHP,
    z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w odrębnych przepisach dla danego rodzaju pracy, zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji,
  • oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków
    w innym trybie,
  • dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia,
  • dokumenty dotyczące przeszkolenia pracownika z przepisów BHP,
  • dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu
    na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego,
  • oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem,
  • dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego,
  • skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych (art. 229 § 1 pkt 2 KP), okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 2 i 5 KP),
  • umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania
    w stosunku pracy
  • dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy.

W części C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, w tym:

  • oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,
  • dotyczące żądania wydania świadectwa pracy oraz związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
  • kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy,
  • potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku
    z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym.

W części D – odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

W części D należy przechowywać dokumenty dotyczące określonych kar, w uporządkowanych częściach. Chodzi
o tematyczny podział akt na części D1, D2, D3 itd. W takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentów dotyczy każdej z  wydzielonych części. W związku z usunięciem
z akt osobowych pracownika odpisu zawiadomienia o ukaraniu usuwa się całą wydzieloną część dotyczącą konkretnej kary, a pozostałym przyporządkowuje się następujące po sobie numery.

Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy

Oprócz akt osobowych, pracodawca ma obowiązek prowadzić dokumentację w sprawach związanych
ze stosunkiem pracy, na którą składają się:

  • dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy,
  • dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego,
  • karta (lista) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych,
  • karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie
    i konserwację.

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej

W związku ze zmianami przepisów okres przechowywania dokumentacji pracowniczej w sprawach związanych
ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych jest zależny od kilku czynników. W sytuacji kiedy:

  • stosunek pracy został nawiązany 01.01.2019 lub później – okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi 10 lat
    (licząc od końca roku kalendarzowego w którym stosunek pracy ustał)
  • stosunek pracy został nawiązany pomiędzy 01.01.1999 a 31.12.2018:
    • okres przechowywania wynosi 10 lat , jeżeli pracodawca złożył raport informacyjny o którym mowa w  art. 4 pkt 6a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (licząc od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony)
    • okres przechowywania wynosi 50 lat (licząc od dnia ustania stosunku pracy), jeżeli pracodawca nie złożył wyżej wymienionego raportu
  • stosunek pracy został nawiązany nie później niż 31.12.1998 – okres przechowywania wynosi 50 lat
    (licząc od dnia ustania stosunku pracy)
Rysunek 1 Okres przechowywania akt osobowych

Sposób przechowywania

Od 1.01.2019 roku pracodawca może zdecydować w jakiej formie chce prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą. Ma do wyboru dwie możliwości:

  • prowadzenie dokumentacji w formie papierowej
  • prowadzenie dokumentacji w formie elektronicznej (dokumentacja ta traktowana jest na równi z dokumentacją prowadzoną w formie papierowej)

Na pracodawcy ciąży obowiązek zagwarantowania takiego sposobu przechowywania dokumentacji,
aby zabezpieczona była jej:

  • poufność
  • integralność
  • kompletność
  • dostępność

przy zachowaniu warunków niezagrażających jej uszkodzeniu lub zniszczeniu.

Nieprawidłowe prowadzenie lub przechowywanie dokumentacji a grzywna

W przypadku gdy pracodawca:

  • nie prowadzi dokumentacji pracowniczej
  • nie przechowuje dokumentacji pracowniczej przez okres przewidziany przepisami
  • przechowuje dokumentacje pracowniczą w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem
    podlega karze grzywny od 1 000 zł do 30 000 zł.

Potrzebujesz wsparcia kadrowego? Nie jesteś pewien czy dokumentacja pracownicza spełnia wymagane prawem kryteria? Obawiasz się kontroli z PIP? Skontaktuj się z nami! Przeprowadzimy audyt akt osobowych Twoich pracowników i wskażemy obszary do poprawy. Skorzystaj z eksperckiej wiedzy naszego zespołu i zminimalizuj ryzyko nałożenia na Twoją organizację kar.

Autor:

Adrianna Fryzowska

Zapraszamy do kontaktu

Emilia Adamiec-Brancewicz
Zastępca Dyrektora Działu Biura Rachunkowego, Prokurent
+48 505 524 920

Ostatnie artykuły z bloga

Reguły Incoterms a podatek VAT – zastosowanie w księgowości

Reguły Incoterms pomagają w ustaleniu momentu powstania obowiązku podatkowego w podatku VAT. Jak z nich korzystać w księgowości i praktycznie je stosować?

Obowiązek informowania o strategii podatkowej – wyzwanie 2021

Przygotowanie i upublicznienie informacji o realizowanej strategii podatkowej to jedno z wyzwań przedsiębiorców w 2021 r. Na co zwrócić uwagę, o czym pamiętać?

Sprawozdanie finansowe a wsparcie uzyskane w związku z COVID-19

Wsparcie finansowe uzyskane w związku z COVID-19 w świetle Rekomendacji Komitetu Standardów Rachunkowości – ujęcie, prezentacja, ujawnienia